Czy można kserować dowód osobisty? To jedno z najczęściej zadawanych pytań dotyczących ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa dokumentów tożsamości. Już na wstępie należy wyjaśnić, że kserowanie dowodu osobistego nie jest samo w sobie czynnością zabronioną, jednak legalność takiego działania uzależniona jest od ściśle określonych przesłanek prawnych, potrzeby oraz minimalizacji zakresu danych[1][7].
Definicja i status dowodu osobistego – podstawowe informacje
Dowód osobisty jest dokumentem urzędowym potwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie jego posiadacza. Jego okazanie często jest niezbędne w codziennych sprawach – przy transakcjach, rejestracjach czy zawieraniu umów[1]. Dokument zawiera szczegółowe dane osobowe podlegające ścisłej ochronie prawnej zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz RODO[4][7].
Kserowanie dowodu osobistego – aspekty prawne
Samo kserowanie dowodu osobistego traktowane jest jako czynność techniczna i nie jest zabronione przepisami prawa. Jednak kluczowe znaczenie ma cel oraz podstawa prawna, na jakiej dana instytucja lub osoba wykonuje kopię dokumentu[1][7]. W polskim prawie nie przewidziano kar za wykonanie kopii dowodu, natomiast surowo karane jest jego zatrzymywanie bez podstawy prawnej[4].
Najważniejsze akty prawne to: Ustawa o dowodach osobistych, Prawo bankowe (art. 112b), RODO oraz rozporządzenia i wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych[2][4][7].
Kto może żądać kserokopii dowodu osobistego?
Uprawnionymi podmiotami do wykonywania kopii dowodu osobistego są przede wszystkim banki oraz instytucje finansowe – najczęściej na potrzeby weryfikacji tożsamości przy zakładaniu rachunku czy udzielaniu kredytu. Takie działania mają oparcie w przepisach prawa i praktykach przeciwdziałania praniu pieniędzy czy finansowaniu terroryzmu[1][2][5]. W określonych przypadkach uprawnione są także inne instytucje, np. pracodawcy, placówki medyczne oraz określone organy publiczne, pod warunkiem istnienia wyraźnej podstawy prawnej do żądania kopii[1][2][7].
Podmioty te muszą działać w zgodzie z zasadą minimalizacji danych i przetwarzać jedynie te informacje, które są niezbędne do załatwienia konkretnej sprawy[6][7]. Niedozwolone jest żądanie kserokopii dokumentu „na wszelki wypadek”[6].
Obowiązki i prawa stron w procesie kserowania
Każdy podmiot żądający kopii dowodu osobistego musi precyzyjnie poinformować osobę, której dane dotyczą, o celu pozyskania dokumentu, podstawie prawnej oraz okresie przechowywania danych[6]. Zgodnie z RODO osoba ta ma prawo żądać takiej informacji oraz wyjaśnień dotyczących zakresu i zabezpieczenia gromadzonych danych[6].
Obowiązkiem instytucji jest także zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych kopii oraz ich usunięcie niezwłocznie po realizacji określonego celu przetwarzania[6]. Przechowywanie kopii musi być zgodne z wymaganiami prawnymi dot. ochrony danych osobowych, a organy takie jak UODO mają prawo do przeprowadzania kontroli prawidłowości tego procesu[5][6].
Ochrona danych osobowych a kserowanie dowodu
Dane widniejące na dowodzie (takie jak imię, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia) objęte są szczególną ochroną – ich przetwarzanie i kopiowanie musi być ograniczone do absolutnego minimum[4][7]. Obowiązuje tzw. „zasada minimalizacji danych”, co oznacza, że na kopiowanej wersji dokumentu można i powinno się maskować dane nieistotne z punktu widzenia celu przetwarzania, np. niewymagany numer PESEL[6].
Kserowanie dowodu bez uzasadnionej podstawy prawnej, przez osoby lub firmy nieupoważnione, w celach marketingowych albo „na wszelki wypadek” stanowi poważne naruszenie prawa i jest zabronione[1][4][6].
Ryzyka i potencjalne zagrożenia związane z kopiowaniem dowodu osobistego
Największym ryzykiem związanym z nieuprawnionym kserowaniem dowodu osobistego jest możliwość kradzieży tożsamości, wykorzystania danych do przestępstw finansowych czy podszywania się pod właściciela dokumentu[3][6]. Ryzyko występuje również w razie niewłaściwego przechowywania lub nieautoryzowanego udostępniania kserokopii osobom trzecim.
Brak należytego nadzoru nad kopiami dokumentów albo kopiowanie danych niewspółmiernych do celu może prowadzić do poważnych nadużyć na rynku usług finansowych, w sferze konsumenckiej oraz medycznej[3][9].
Kserowanie dowodu osobistego: podsumowanie zasad
Kserowanie dowodu osobistego jest dopuszczalne wyłącznie w przypadkach uzasadnionych prawnie oraz tylko przez uprawnione podmioty na ściśle określony cel[1][2][7]. Obowiązuje rygorystyczna zasada minimalizacji danych i ochrony prywatności zgodnie z RODO, co oznacza konieczność ograniczania zakresu wykonywanej kopii, maskowania zbędnych danych oraz informowania osoby, której dane dotyczą, o szczegółach procesu przechowywania i przetwarzania danych[6][7]. Instytucje muszą wdrażać wymagania dotyczące bezpieczeństwa i niszczyć kopie po wykorzystaniu dla celu, w jakim zostały zrobione[6].
W przypadkach żądania kserokopii bez uzasadnionej podstawy prawnej lub nieproporcjonalnie szerokiego kopiowania danych – osoba fizyczna ma prawo odmówić, a sytuację zgłosić do UODO[4][6].
Źródła:
- [1] https://prawowroclaw.edu.pl/czy-mozna-kserowac-dowod-osobisty/
- [2] https://lexdigital.pl/kserowanie-dowodu-osobistego-legalne-czy-nie
- [3] https://www.bik.pl/poradnik-bik/dowod-osobisty-ksero
- [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-kserowanie-dowodow-osobistych-legalne-czy-nielegalne
- [5] https://uodo.gov.pl/pl/138/2476
- [6] https://bppz.pl/kserowanie-dowodu-osobistego-czy-ktos-moze-skserowac-twoj-dowod-osobisty/
- [7] https://drukorz.pl/kserowanie-dowodu-osobistego-zasady-i-zagrozenia/
- [9] https://chronpesel.pl/ochrona-danych-osobowych/kto-moze-kserowac-dowod-osobisty-czy-to-bezpieczn
Portal Pomóżmy Dzieciom to przestrzeń, gdzie rzetelna wiedza spotyka się z praktycznymi poradami z różnych dziedzin życia. Łączymy ekspertów z czytelnikami, tworząc społeczność opartą na wzajemnym wsparciu i rozwoju. Dostarczamy sprawdzone informacje i inspirację do świadomego podejmowania codziennych decyzji.